Van chaos naar structuur: Zo maak je een effectieve planning

Een goede planning kan het verschil maken tussen chaos en controle. Of je nu studeert, werkt of meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt – een effectieve planning kan je helpen je taken te doen zonder overweldigd te raken. Maar goed kunnen plannen kan moeilijk zijn en je kunt al snel het overzicht kwijtraken. Gelukkig kan iedereen het wel leren en daarom nemen we je in deze blog stap voor stap mee door een helder en praktisch plan om je tijd optimaal te benutten en je planning skills te verbeteren.

Stap 1: Alles uitschrijven

Pak pen en papier of je laptop en schrijf alle taken op die je moet doen. Als een taak groot is, deel je dit op in kleinere taken. Dit hoeft nog niet per se op volgorde van wanneer de taken af moeten zijn. Meestal ontstaat er chaos in je hoofd van het idee dat je nog zoveel moet doen maar niet weet hoe of wat. Het letterlijk opschrijven van je taken zorgt ervoor dat je hoofd leeg is en alle taken netjes op een rij staan, zodat je niets vergeet.

Stap 2: Tijdsduur

Zet achter elke taak hoe lang de taak gaat duren. Als je twijfelt over hoelang het ongeveer duurt, ga uit van de langste tijd. Dat geeft alleen maar een beter gevoel als je eerder klaar bent!

Stap 3: Deadline

Maak nu een nieuwe lijst en zet alle taken in volgorde per deadline. Je kunt bij de vorige stap de deadline er ook al achter zetten, hierdoor hoef je minder te puzzelen. Als meerdere taken op dezelfde dag en tijd af moeten zijn, kijk je naar welke taak de meeste moeite en energie kost. Het is handig om eerst de taken te doen die jouw volle focus nodig hebben, zodat je alle taken met de meeste succes kan volbrengen.

Stap 4: Indelen

Pak nu een agenda of planning erbij en ga voor jezelf na wanneer je tijd hebt voor elke taak. Verdeel die dan in de agenda of maak een nieuwe lijst in de volgorde van wanneer je de taak gaat doen. 

Kijk bij deze stap goed naar de tijdsduur van de taak; duurt de taak niet zo lang (5 a 10 minuten) kun je die goed indelen tussendoor. Een taak die langer duurt en waarbij je de volle aandacht nodig hebt, kun je beter inplannen wanneer je verder niks aan je hoofd hebt. Let ook op dat je niet alle taken op het laatste moment gaat inplannen en houd rekening met onverwachte afspraken/taken.

Stap 5: Dubbele check  

Nu je je planning hebt gemaakt, ga je nog even alles na. Heb je niet te veel gepland achter elkaar op een dag? Houd rekening met:

• Pauze en tijd voor jezelf;
• Afspraken die je misschien bent vergeten;
• Jouw eigen concentratievermogen;
• Realistisch zijn; maak een planning waarvan je weet dat je die deadlines gaat halen. Een te strakke planning wat je niet gewend bent gaat dan niet werken.

Stap 6: Aanpassen

Maak aanpassingen waar nodig. Je kunt altijd een verandering in de planning maken wanneer er iets misgaat, maar probeer niet telkens je planning te veranderen. In je hoofd ben je dan meer bezig met de planning dan de uitvoering. Als je bijvoorbeeld een taak van gisteren niet hebt afgekregen, doe je die taak vandaag en streept het alsnog af.

Hulpmiddelen

Voor je takenlijst kun je een hulpmiddel gebruiken om het overzicht te houden. Dit kan een papieren to do boekje zijn of een app zoals Microsoft To Do. Een app is handig omdat deze automatisch je taken kan opdelen in categorieën en een deadline of melding kan geven. Het kan ook als motivatie dienen dat je de taak kan afvinken en deze verdwijnt uit je lijst. Hetzelfde idee kun je op papier doen met het markeren of afstrepen van de taak.

Conclusie

We hopen dat dit stappenplan je een duidelijker beeld geeft van hoe je je tijd en taken beter kunt indelen, zodat je efficiënter werkt en minder stress ervaart. Vergeet niet dat plannen een vaardigheid is die je kunt ontwikkelen. Hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het wordt. Geef jezelf de ruimte om te leren en te groeien. Met de juiste aanpak kun je meer bereiken dan je dacht, zonder dat je het overzicht verliest. Wil je meer tips of juist tips delen met ons? Neem gerust contact met ons op!