Secretaris CIO Office

Utrecht

24 – 36 uur

Vast

Voor het CIO Office van een nationale retailorganisatie zijn wij op zoek naar een secretaris met uitstekende communicatieve vaardigheden. Het uitwerken en communiceren van interne processen en beleid is jouw hoofdtaak. Als rechterhand van de manager van het CIO Office weet jij feilloos aan te voelen wat er nodig is om de Tech & Data afdeling op de juiste manier te laten draaien. Jij denkt mee over verbeteringen en weet op een begrijpelijke manier nieuwe ideeën uit te werken en communiceren naar bijvoorbeeld het MT en de directeur. Daarnaast faciliteer je het werk van jouw collega’s, inclusief de manager CIO Office. Klinkt dit als de perfecte rol voor jou? Lees vlug verder!

WAT GA JE DOEN?

Als Secretaris CIO Office ben je verantwoordelijk voor het begeleiden en bewaken van de kwaliteit van de processen van het CIO Office. Je bent de rechterhand van de manager en werkt nauw samen met je collega’s van het CIO Office. Je bereidt stukken voor die in het MT worden besproken met betrekking tot besluitvorming, beleid en strategie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van de mailbox en agenda van de manager van het CIO Office. 

Jouw taken in het kort:

• Je levert een bijdrage aan het operationaliseren van gestelde (strategische) doelen van het CIO Office en verzorgt de communicatie hieromtrent;
• Je neemt gevraagd en ongevraagd initiatief tot het optimaliseren van de processen binnen de afdeling;
• Je neemt deel aan alle CIO Office vergaderingen en ziet toe op de opvolging van de genomen besluiten en verslaglegging hiervan;
• Je ziet mede toe op de beleidsvorming: je bewaakt (samen met de manager) de oplevering van verschillende beleidsstukken. Daarbij ben je cijfermatig ook op de hoogte van de stand van zaken t.b.v. de afdeling;
• Je bent een sparringpartner voor het CIO Office op aspecten van besluitvorming, beleid en strategie. Je regisseert en organiseert waar nodig en ondersteunt in de verbinding van het CIO Office met de rest van de Tech & Data afdeling;
• Je adviseert over nieuwe ontwikkelingen en stelt desgewenst beleid op;
• Je ondersteunt de afdeling in zaken zoals interne communicatie, document management en bijeenkomsten.

WIE BEN JIJ? 

Je bent analytisch, planmatig, resultaatgericht en omgevingsbewust. Je hebt ervaring met werken met documenten met betrekking tot besluitvormingsprocessen, strategievorming en advisering. Je bent secuur en proactief. Daarnaast beschik je over uitstekende (schriftelijke) communicatieve vaardigheden en ben je een netwerker. Je bent flexibel in onze veranderende werkomgeving en levert graag een bijdrage aan de procesvorming van de Tech en Data afdeling. Daarnaast heb je:

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een functie met soortgelijke werkzaamheden;
• Minimaal 3 jaar ervaring met het opstellen van rapportages;
• Ervaring met multidisciplinair afstemmen en adviseren op management- en directieniveau;
• Ervaring met het bijhouden van verschillende mailboxen en agenda’s.
• Affiniteit met IT.

WAT BIEDEN WIJ JOU?

Als Secretaris CIO Office kom je terecht in een belangrijke en verantwoordelijke functie in een organisatie waar de ondernemer centraal staat. Wij zetten ons in voor korte communicatielijnen, een prettige werksfeer en goede arbeidsvoorwaarden. Wij hanteren bijvoorbeeld een 36-urige werkweek, waarbij je één keer in de twee weken van een vaste vrije dag geniet. Wij investeren in onze mensen en zien jou graag groeien. Er zijn diverse mogelijkheden om je te ontwikkelen. Jij hebt de drive, wij bieden de ondersteuning die je nodig hebt. Ondernemerschap staat voorop. Wij nodigen je altijd uit om mee te denken en input te geven in de processen die er spelen binnen het bedrijf.

Neem contact op met Jarka door te bellen naar 06-36387156 of te mailen naar jarka@doublematch.nl voor meer informatie over de opdracht en de sollicitatieprocedure.